Data Retention Protocol

PROTOCOLO DE CONSERVACIÓN DE DATOS

Plazos de conservación, bloqueo y supresión de datos personales y documentación corporativa

Nombre de la empresa

ESCOLA ESTUDI DE PERRUQUERIA MARGARET, S.L.

NIF / CIF

B61471306

Domicilio social

C/ Gregory Resina 2, 4 – 08401 Granollers (Barcelona)

Datos Registro Mercantil

Tomo 30.202. Folio 12 hoja B-168.350

Correo electrónico

formacion@emargaret.com

Sitio web

www.emargaret.com

Teléfono de contacto

938 702 174

Responsable de informática/ DPD (si lo hubiera)

lopd-gdd@atico34.com

Versión y fecha

v1.0 — 10 / 11/ 2026


1. Objeto

Este protocolo establece los plazos durante los cuales la entidad arriba identificada (en adelante, “la Empresa”) conservará los datos personales y la documentación generada en el ejercicio de su actividad, así como las medidas que deben aplicarse al finalizar dichos plazos (bloqueo y supresión), de conformidad con el principio de limitación del plazo de conservación (art. 5.1.e RGPD), el art. 32 de la LOPDGDD (bloqueo) y la normativa sectorial aplicable.

2. Principios generales

  • Limitación del plazo: los datos se conservarán durante el tiempo estrictamente necesario para la finalidad por la que fueron recabados y, posteriormente, durante los plazos legales o de prescripción de responsabilidades.
  • Bloqueo (art. 32 LOPDGDD): finalizada la finalidad activa, los datos se mantendrán bloqueados, separados del resto, accesibles solo para la formulación o defensa de reclamaciones o para la atención de requerimientos de jueces, tribunales, Ministerio Fiscal o administraciones competentes, hasta la prescripción de tales acciones.
  • Supresión definitiva: transcurridos los plazos de prescripción, los datos se suprimirán de forma segura conforme a la Política de Destrucción de Soportes.
  • Excepciones: fines de archivo en interés público, investigación científica, histórica o estadística, conforme al art. 89 RGPD, con las medidas técnicas y organizativas oportunas.
  • Documentación: todos los plazos quedan reflejados en el Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) y se revisan al menos anualmente.

3. Plazos generales de prescripción de referencia

  • Acciones personales sin plazo especial: 5 años (art. 1964 Código Civil).
  • Obligaciones tributarias: 4 años (art. 66 LGT).
  • Obligaciones de la Seguridad Social y cotizaciones: 4 años (art. 24 LGSS).
  • Documentación contable y mercantil: 6 años (art. 30 Código de Comercio).
  • Infracciones en prevención de riesgos laborales: 5 años (art. 4.3 LISOS).
  • Infracciones de protección de datos: 1, 2 ó 3 años (art. 74 LOPDGDD) y plazo de prescripción de sanciones de hasta 3 años.
  • Acciones derivadas de responsabilidad penal: según los plazos del Código Penal.

4. Tablas de conservación por categoría de datos

A continuación se establecen los plazos de conservación específicos por categoría. Salvo que se indique otra cosa, el plazo se computa desde la finalización de la relación contractual, prestación del servicio o última actuación.


4.1. Datos laborales y de recursos humanos

Dato / Documento

Plazo

Base normativa

Observaciones

Currículums de candidatos no seleccionados

1 año máx.

RGPD art. 5.1.e; criterio AEPD

Salvo consentimiento expreso para mantenerlos en bolsa de empleo (renovable cada 2 años).

Procesos de selección documentados

1 año tras finalización

RGPD; Estatuto Trabajadores

Incluye entrevistas, pruebas, comunicaciones.

Contratos de trabajo y nóminas

Mín. 4 años; recomendado 10 años

Art. 21 LISOS; art. 1964 CC

10 años desde la última nómina cubre prescripción civil y eventuales reclamaciones.

Recibos de salarios, finiquitos

4 años

Art. 21 LISOS; art. 66 LGT

Bloqueo posterior por reclamaciones.

TC1, TC2, cotizaciones, RNT, RLC

4 años

Art. 24 LGSS

Documentación de Seguridad Social.

Modelos 111, 190 y similares

4 años

Art. 66 LGT

Plazo de prescripción tributaria.

Partes de IT, accidentes laborales

5 años; vigilancia salud según ley

Art. 4.3 LISOS; LPRL

Para amianto y cancerígenos plazos especiales más largos.

Vigilancia de la salud (reconocimientos)

5 años en general; hasta 40 años en exposición a determinados riesgos

RD 39/1997; RD 396/2006 (amianto)

Conservación reforzada para riesgos cancerígenos, mutagénicos y biológicos.

Registro de jornada

4 años

RD-ley 8/2019; art. 21 LISOS

Accesible a trabajadores, sus representantes y la Inspección.

Plan de igualdad y registro retributivo

4 años desde su sustitución

LO 3/2007; RD 901/2020 y 902/2020

Mantener versiones anteriores.

Canal interno de información (Ley 2/2023)

Datos durante 3 meses tras finalizar investigación; expediente según necesidad legal

Art. 32 Ley 2/2023

Posible bloqueo posterior.

Formación bonificada (FUNDAE)

4 años desde la bonificación

Normativa FUNDAE; LGT

Justificantes y firmas de asistencia.

Disciplinarios y sanciones

Hasta cancelación de la falta (60 días/leves, 120/graves, 180/muy graves)

Estatuto Trabajadores

Tras cancelación, eliminar del expediente activo.

Datos biométricos de control horario

Solo durante uso autorizado

Art. 9 RGPD; criterio AEPD 2023

Requiere base de legitimación reforzada; eliminar plantilla al cesar el uso.


4.2. Datos de salud

Dato / Documento

Plazo

Base normativa

Observaciones

Historia clínica (centros sanitarios)

Mín. 5 años desde la última asistencia; alta para datos relevantes

Art. 17 Ley 41/2002

Las CCAA pueden ampliar el plazo (p. ej., 15 años Cataluña, Madrid). Verificar normativa autonómica.

Datos relevantes de la historia clínica

Indefinido

Art. 17 Ley 41/2002

Diagnósticos, alergias, intolerancias, antecedentes con valor asistencial.

Reconocimientos médicos laborales (PRL)

5 años, ampliable hasta 40 años en riesgos específicos

RD 39/1997; RD 396/2006

Acceso restringido al servicio de prevención.

Consentimientos informados

Igual que la historia clínica

Ley 41/2002

Conservar firmados.

Recetas y prescripciones

5 años

Normativa sanitaria; Ley 29/2006

Salvo plazo superior por estupefacientes.

Datos de mutuas y partes de accidente

5 años

LPRL; LGSS

Bloqueo posterior.

Datos de personas con discapacidad (acreditación)

Mientras dure la relación + 4 años

RGPD; LGT

Categoría especial: medidas reforzadas.

Test, cuestionarios psicológicos

Mientras dure el proceso o relación + 1 año

RGPD art. 9

Eliminar cuando ya no sean necesarios.

Datos genéticos y biométricos identificativos

Plazo estrictamente necesario para la finalidad

Art. 9 RGPD; LO 7/2021 (sector competente)

Aplicar evaluación de impacto (EIPD).


4.3. Datos educativos y formativos

Dato / Documento

Plazo

Base normativa

Observaciones

Expediente académico oficial

Indefinido

LOE 2/2006; normativa autonómica

Garantía de acreditación de estudios.

Calificaciones, exámenes y trabajos corregidos

Curso académico + 1 año; al menos hasta resolución de reclamaciones

LOE; ROC

Pasado el plazo, mantener solo notas en el expediente.

Datos de matriculación

Indefinido (datos académicos); 4 años los económicos

LOE; LGT

Separar datos académicos y económicos.

Becas y ayudas

4 años desde concesión

LGT; normativa de becas

Justificantes a disposición de la administración.

Datos de tutorías y orientación

Mientras dure la escolarización + 1 año

LOE; LOPDGDD

Bloqueo posterior según necesidad.

Imágenes de menores en eventos escolares

Plazo limitado tras evento; revisión anual

Art. 7 LOPDGDD; Ley 26/2015

Consentimiento de padres o tutores; revocación efectiva.

Datos de necesidades educativas especiales (NEE)

Toda la escolarización; bloqueo posterior

LOE; art. 9 RGPD

Acceso restringido al equipo docente y orientación.

Asistencia y faltas

Curso académico + plazos disciplinarios

LOE

Datos sensibles si revelan otros datos especiales.

Formación bonificada y formación interna

4 años desde finalización

FUNDAE; LGT

Listados de asistencia, firmas, certificados.


4.4. Datos mercantiles, contables y fiscales

Dato / Documento

Plazo

Base normativa

Observaciones

Libros contables, cuentas anuales

6 años

Art. 30 Código de Comercio

Computa desde el último asiento.

Facturas emitidas y recibidas

6 años (mercantil) / 4 años (fiscal)

C. Comercio; LGT

Aplicar el plazo más largo (6 años).

Justificantes contables, albaranes, tickets

6 años

Art. 30 C. Com.

  

Modelos tributarios (303, 390, 200, 347, etc.)

4 años

Art. 66 LGT

Más, si hay procedimiento abierto.

Bienes de inversión / amortización

Plazo de amortización + 4 años

LIVA; LIS

Mientras dure deducción.

Bases imponibles negativas pendientes

Hasta que prescriba la última en compensarse + 10 años de comprobación

Art. 26 LIS

Plazo ampliado de la Administración.

Documentación societaria (actas, libros de socios)

Toda la vida de la sociedad + 6 años desde disolución

Ley Sociedades Capital; C. Comercio

Libros legalizados.

Pactos y contratos mercantiles

Mientras dure el contrato + plazos de prescripción

Art. 1964 CC (5 años) y especiales

Documentar especialmente si hay garantías.

Operaciones vinculadas / precios de transferencia

Plazo de prescripción tributaria + ampliados

LIS; art. 18 LIS

Documentación específica.


4.5. Datos comerciales, clientes y CRM

Dato / Documento

Plazo

Base normativa

Observaciones

Datos de cliente derivados del contrato/factura

6 años (mercantil) / hasta prescripción de reclamaciones

C. Comercio; CC; LGT

Bloqueo posterior.

Contratos con consumidores y usuarios

5 años desde extinción

Art. 1964 CC

Bienes duraderos: garantía aplicable.

Datos de garantía de productos

Duración de la garantía legal/comercial + 5 años

RDL 1/2007; CC

Mín. garantías de 3 años para productos nuevos.

Comunicaciones comerciales y consentimientos

Mientras se mantenga el consentimiento + plazo prescripción LSSI/LOPDGDD

LSSI; RGPD; LOPDGDD

Conservar prueba del consentimiento y de la baja.

Listas Robinson / bajas y exclusiones

Indefinido

RGPD; LOPDGDD

Como medida para evitar nuevos envíos.

Datos de leads y potenciales (CRM)

1 año desde el último contacto, salvo consentimiento expreso

RGPD art. 5.1.e

Renovar consentimiento si se quiere mantener.

Datos de tarjetas de fidelización

Mientras esté activa la tarjeta + 1 año

RGPD

Bloqueo posterior por reclamaciones.

Reclamaciones y quejas

Hasta resolución + plazo prescripción (5 años)

Art. 1964 CC; RDL 1/2007

  

Grabaciones de llamadas (calidad/comerciales)

Plazo limitado; recomendación 1 año máx., salvo función probatoria

RGPD; criterio AEPD

Informar al inicio de la llamada.


4.6. Datos de proveedores y subcontratistas

Dato / Documento

Plazo

Base normativa

Observaciones

Datos identificativos y fiscales de proveedores

6 años desde la última operación

C. Comercio; LGT

  

Contratos de prestación de servicios

5 años desde extinción

Art. 1964 CC

  

Documentación PRL coordinación de actividades

5 años desde finalización

LPRL; RD 171/2004

  

Acuerdos de encargado del tratamiento (art. 28 RGPD)

Vigencia + 3 años para acreditar cumplimiento

RGPD art. 5.2 y 28

  

Cuestionarios y auditorías a proveedores

Mientras dure la relación + 3 años

RGPD principio responsabilidad

  


4.7. Videovigilancia y control de acceso

Dato / Documento

Plazo

Base normativa

Observaciones

Imágenes de cámaras de videovigilancia

Máx. 1 mes desde su captación

Art. 22 LOPDGDD

Si se han captado hechos delictivos, conservación hasta entrega a autoridades.

Registros de control horario

4 años

RD-ley 8/2019

  

Registros de acceso a instalaciones

Plazo proporcional a la finalidad (recomendación: 30-90 días)

RGPD principio minimización

  

Geolocalización de vehículos de empresa

Plazo limitado a la finalidad; recomendación 3 meses salvo prueba específica

Art. 90 LOPDGDD

Información previa obligatoria.


4.8. Otros sectores y supuestos

Dato / Documento

Plazo

Base normativa

Observaciones

Prevención blanqueo de capitales

10 años

Art. 25 Ley 10/2010

Identificación de clientes y documentación KYC.

Comunicaciones electrónicas y tráfico (operadores)

12 meses

Ley 25/2007

Operadores autorizados.

Datos de menores (consentimiento)

Mientras dure la finalidad; revisión anual

Art. 7 LOPDGDD

≥14 años pueden consentir; <14 patria potestad.

Sindicatos, ideología, religión, vida sexual

Estrictamente necesario

Art. 9 RGPD

Categorías especiales: revisión periódica obligatoria.

Antecedentes penales y administrativos

Mientras esté justificado y permitido

Art. 10 RGPD; LOPDGDD

Tratamiento muy restringido.

Cookies y consentimientos web

Renovación máx. cada 24 meses

Guía AEPD cookies

Conservar prueba de consentimiento (ID, fecha, opciones).

Concursos, promociones y sorteos

Mientras dure la promoción + 1 año (o más por exigencia legal)

RGPD; Ley 13/2011

Bases legales depositadas.

Datos de menores en redes sociales corporativas

Plazo limitado; revisión cada 6-12 meses

Art. 7 LOPDGDD; Ley 26/2015

Borrar publicaciones cuando se solicite o transcurrido el plazo.


5. Bloqueo de datos (art. 32 LOPDGDD)

Finalizada la finalidad activa, los datos no se suprimirán de forma inmediata, sino que se BLOQUEARÁN: se aislarán técnica y organizativamente para impedir su tratamiento, manteniéndolos únicamente a disposición de jueces, tribunales, Ministerio Fiscal o administraciones competentes, en particular las autoridades de protección de datos, para la exigencia de posibles responsabilidades derivadas del tratamiento.

Medidas mínimas durante el bloqueo:

  • Restricción del acceso a un número mínimo de personas autorizadas.
  • Identificación expresa de los registros como “bloqueados” en los sistemas.
  • Cifrado cuando se trate de categorías especiales o datos financieros.
  • Trazabilidad de cualquier acceso durante el periodo de bloqueo.

Transcurridos los plazos de prescripción de las acciones que pudieran ejercitarse, los datos se suprimirán definitivamente conforme a la Política de Destrucción de Soportes.

6. Supresión segura

  • Los datos electrónicos se eliminarán mediante borrado lógico irreversible o destrucción del soporte (NIST SP 800-88: Clear, Purge o Destroy según corresponda).
  • La documentación en papel se destruirá con destructora DIN 66399 P-4 o superior, o mediante proveedor con certificado de destrucción.
  • Las copias de seguridad se purgarán mediante rotación natural y, cuando sea imposible eliminar puntualmente un registro, se documentará la imposibilidad y se aplicará la supresión al expirar la copia.
  • Se dejará constancia documental de las supresiones realizadas en el Registro de Destrucciones.

7. Revisión y actualización

La Empresa revisará este protocolo al menos una vez al año, así como tras cualquier modificación normativa relevante (laboral, fiscal, sectorial, protección de datos). Los plazos sectoriales (sanidad, educación, financiero, telecomunicaciones, juego, etc.) se actualizarán conforme a la normativa específica vigente en cada momento.

8. Responsabilidades

  • Responsable del tratamiento: aprueba y actualiza el protocolo.
  • Delegado de Protección de Datos (DPD), si existe: revisa los plazos y resuelve dudas interpretativas.
  • Responsable de cada departamento (RRHH, Contabilidad, Comercial, Sistemas, etc.): aplica los plazos en su ámbito.
  • Departamento de Sistemas: ejecuta el borrado seguro y mantiene el registro de destrucciones.

Aprobado por la dirección de la Empresa en la fecha indicada en el encabezado. Los plazos indicados son los plazos mínimos y máximos previstos por la normativa vigente y deberán adaptarse a las particularidades de la actividad de la Empresa y a la normativa sectorial aplicable.

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